L’URSSAF désigne l’Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales. La fonction principale de l’URSSAF est de collecter les cotisations sociales des entreprises et gérer la trésorerie de la sécurité sociale. Elle a également pour mission de contrôler l’application du droit du travail. Le contrôle URSSAF vise à corriger les éventuelles erreurs de calcul des charges sociales et de versement des cotisations commises par une entreprise. Il lutte notamment contre les potentielles fraudes. Le contrôle URSSAF n’est pas une sanction. Au contraire, il s’accompagne de conseils de la part de l’agent de recouvrement qui vous permettent de régulariser la situation de votre entreprise. Les travailleurs indépendants, les professionnels de santé, les particuliers employeurs, etc. sont tous susceptibles d’être contrôlés par l’URSSAF.
Comment se préparer à un contrôle URSSAF ?
L’URSSAF vous envoie un avis de passage qui contient une liste de documents que vous devez réunir à l’avance. L’agent de recouvrement vous demande généralement de présenter :
∙ les documents sociaux, comme les bulletins de salaire, les dossiers du personnel, les contrats de travail, etc. ;
∙ les déclarations de régularisation annuelle, les déclarations sociales nominatives, etc. ;
∙ les documents fiscaux, dont l’avis d’imposition, les liasses fiscales, etc. ;
∙ les documents juridiques, comme le statut de votre société, l’extrait K bis, les transactions, les jugements de conseils de prud’hommes ;
∙ les documents comptables, tels que les bilans, les grands livres comptables, les factures, etc. ;
∙ les documents divers comme les contrats ouvrant droit à des exonérations de cotisations (« ZFU »).
Même si tous ces documents ne sont pas listés dans l’avis de passage de l’URSSAF, préparez-les afin de pouvoir les fournir rapidement lorsque l’agent URSSAF les demandera. L’inspecteur peut aussi être amené à vous demander d’autres supports d’informations supplémentaires qu’il juge utiles à son contrôle. Si votre entreprise possède un système de paie et de comptabilité informatisé, facilitez l’accès aux données. Mettez à la disposition du contrôleur des salariés habilités qui l’accompagneront pour réaliser les vérifications sur vos logiciels.
Comment se déroule un contrôle URSSAF ?
Le contrôle repose sur un dialogue permanent entre vous, ou votre représentant, et l’inspecteur de recouvrement de l’URSSAF. Vous devez répondre à toutes les questions de l’agent et lui donner accès à tous les documents nécessaires.
Avis de passage
Afin de procéder à un contrôle au sein de votre entreprise, l’URSSAF est tenue de vous informer au moins 15 jours avant la date de visite. Il vous envoie un avis de passage. Ce courrier vous renseigne sur la date de la vérification, de l’identité de l’agent chargé du contrôle, de la liste des documents que vous devez fournir… Dans un cas de suspicion de travail dissimulé, l’URSSAF peut se présenter de manière inopinée dans votre entreprise. Il a le droit de procéder directement au contrôle sans avoir préalablement annoncé sa venue.
Types de contrôle
Deux types de contrôle sont possibles. Pour les grandes entreprises, le contrôle URSSAF s’effectue au sein des locaux de votre entreprise (contrôle sur place). Si vous disposez de moins de 10 salariés, la vérification se déroule dans les bureaux de l’URSSAF (contrôle sur pièces).
Les éléments généralement vérifiés
Le contrôle porte sur toute la partie sociale de votre activité (les cotisations et contributions exigibles par l’URSSAF au cours des trois dernières années). Par exemple, l’agent vérifie si les salaires que vous versez à vos employés respectent les minima mensuels prévus dans la convention collective. Il contrôle également l’application des différentes exonérations, comme la réduction des cotisations patronales (réduction Fillon), les exonérations de charges pour les contrats spécifiques (stagiaires, apprentis), etc. L’inspecteur s’assure de la conformité de vos déclarations et examine la régularité des justificatifs que vous fournissez.
Durée du contrôle
La durée du contrôle est limitée à 3 mois pour les entreprises de moins de 20 employés. La loi ne prévoit aucune limitation de durée pour les autres entreprises. Sachez que vous avez le droit de vous faire assister par un expert-comptable le long du contrôle URSSAF. N’hésitez donc pas à demander l’aide du cabinet comptable Île-de-France.
Suite du contrôle
À l’issue des opérations de contrôle, l’agent URSSAF vous envoie ses conclusions par une lettre d’observations. En cas de redressement, la lettre mentionne le montant des sommes dues, le mode de calcul, les majorations de retard et une éventuelle pénalité financière. Si vous n’êtes pas d’accord avec les observations de l’agent, vous pouvez lui signifier votre opposition, dans un délai de 30 jours. L’agent transmet ensuite son rapport final ainsi que vos remarques au service recouvrement. Dans ce document seront indiqués les montants de redressements de cotisations sociales ou les crédits en votre faveur.
