Le recours à une agence événementielle peut sembler une mesure inutile pour certains, mais si vous avez déjà été chargé d’organiser un événement pour votre entreprise, vous savez ce que cela implique et combien les connaissances et l’expérience peuvent jouer un rôle dans le bon déroulement des choses.
Cela arrive probablement plus souvent que vous ne le pensez, de nombreuses petites et moyennes entreprises créant un comité social pour organiser leurs événements, plutôt que d’employer une véritable équipe événementielle. La plupart du temps, cela fonctionne bien, permettant à l’entreprise d’économiser de l’argent et donnant aux employés l’occasion de s’impliquer dans des projets nouveaux et passionnants.
Toutefois, lorsqu’il s’agit d’événements de plus grande envergure, tels que des dîners de remise de prix VIP ou des conférences de plusieurs jours, où la logistique atteint un tout autre niveau d’organisation, il est préférable de faire appel à des professionnels et de s’adresser à une agence événementielle bien établie pour savoir comment elle peut vous aider !
Accès à des connaissances spécialisées en matière de lieux et d’événements
Que vous sachiez exactement où vous souhaitez organiser votre événement ou que vous soyez totalement libre de choisir l’endroit, les agences événementielles peuvent vous aider à affiner votre recherche et vous suggérer les lieux les plus appropriés en fonction de vos besoins.
Chez Bien Venue, on nous demande souvent de recommander des lieux en fonction de questions telles que les liaisons de transport locales, la facilité d’accès au bâtiment, les possibilités d’hébergement sur place ou à proximité, les options en cas de pluie, les politiques d’annulation… pour n’en citer que quelques-unes.
Dans le cadre de notre service, nous allons toujours un peu plus loin lorsque nous effectuons des recherches de lieux en incluant une option Wildcard dans la proposition, donnant ainsi à nos clients la possibilité d’envisager quelque chose qui sort complètement des sentiers battus ! Besoin d’une agence hôtesse à Paris ? Notre agence Elegance Hotesse est à votre disposition.
Faire appel à une agence événementielle permet d’économiser de l’argent
Quel que soit votre budget, lorsqu’il s’agit d’organiser un événement, nous comprenons à quel point il est important de faire des économies. Une agence événementielle pourra vous aider à planifier votre budget, en s’assurant que tous les éléments de l’événement ont été pris en compte et que vous ne payez pas le prix fort pour tout !
Les sites proposent souvent des offres multi-réservations pour la location de salles, ce qui signifie généralement que plus vous organisez d’événements, plus les tarifs sont avantageux. Cela peut s’avérer difficile si vous n’organisez qu’une poignée d’événements par an, mais une agence événementielle peut utiliser son pouvoir d’achat global pour négocier en votre nom et obtenir des tarifs beaucoup plus compétitifs.
Cela vous permet également de gagner du temps
De la recherche initiale du lieu à la négociation des coûts, en passant par l’organisation des visites du site, la rédaction des contrats et la coordination des fournisseurs, l’organisation d’un événement peut prendre beaucoup de temps !
Bien Venue dispose d’une équipe de consultants dévoués, prêts à prendre en charge une partie de votre charge de travail, vous permettant ainsi de vous concentrer sur les tâches les plus importantes.
Gestion et supervision d’événements
En externalisant vos besoins en gestion d’événements, vous bénéficiez d’une mine de connaissances et d’expertise, notamment dans les domaines suivants :
- Marketing événementiel
- Production audiovisuelle
- Planification des menus
- Constitution d’équipes
- L’aménagement du lieu
- Gestion des délégués
- Évaluation post-événement
Bien Venue peut vous offrir tout ce dont vous avez besoin, de la recherche gratuite d’un lieu à la gestion complète avant, pendant et après l’événement !
Réduction du stress
L’organisation d’événements peut parfois être très stressante, car vous devez satisfaire un grand nombre de personnes en même temps, tout en vous assurant que tout se déroule exactement comme prévu !
Travailler avec une agence événementielle spécialisée peut vous aider à réduire la pression liée à la planification, vous permettant ainsi de vous concentrer sur l’expérience de vos invités.
Laissez Bien Venue vous soulager de la pression lors de votre prochain événement et profitez de chaque instant !
